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ビジネスメールを作成・送信する時の注意点

      2016/02/19

相手のことを考えたメールを

 ビジネスメールはとても重要。それに関するマナーや常識は、社会人になるなら必ず知っておかなければなりません。メールをするということは、相手がいるということ。相手に取って失礼がないかどうか、ここがビジネスメールを作成・送信する時に最も考えておかなければならないこととなるでしょう。

 まず、読みやすくしなければいけません。改行が全くないメールや、行間が空けられていないメールは読みにくいものの典型。パッと見てスッキリと整っている文面を意識する必要があるのです。

 伝わりやすくすることも忘れずに。伝わりやすくするためには件名を工夫したり、大事なことは先に書くなどすることが大切。だらだらとした文章にならないよう簡潔にまとめる能力を養うことも、ビジネスメールを作成・送信する時のマナーと言えるのかもしれません。

 若い人がやってしまいがちな顔文字や絵文字、略語や誤った日本語表現なども必ず避けるようにしましょう。

ビジネスメールの本文の構成

 どのような内容を伝えるのかにもよりますが、ビジネスメールには大まかな構成ルールがあります。

・相手の宛名を会社名なども省かずにしっかりと記載する
・いきなり用件に入るのではなく、最初に必ず挨拶を記載する(ただし、時候の挨拶などは通常記載しません)
・挨拶の後は前置きはせずに、すぐに用件を伝える
・携帯電話やスマートフォンで見るとは限らないので、長い文章になりそうな時はどこかで区切るか、あるいは改行して読みやすいようにしておく
・会話と違いその場でやり取りをするのが難しいので、5W1Hを中心に、主語や重要な語句を省くことなどなく伝える
・用件を伝え終わったら簡単な挨拶で締める
・自分の会社名や氏名、連絡先などの署名を忘れないこと

 こうしたことが、ビジネスメールの本文を構成する時に必要となる要素や注意点です。必要であれば箇条書きなどを用いると、より一層読みやすくなるはず。書いたらしっかりと見直す作業を怠らなければ、相手に失礼のないメールを作成・送信することができるでしょう。

ビジネスメールのみに頼らないこと

 最後に、ビジネスメールを作成・送信する上で忘れてはいけないことをお伝えしておきます。メールのみに頼るのはやめましょう。メールを送信したらそれでOK、と考えている人は社会人となる自覚がまだまだ足りないのかもしれません。

 そもそも、緊急を要する場合や重要な内容は電話で伝えるのが基本。メールでなければ伝えられない資料がある場合や、形として残しておきたい場合などにはメールを送信しますが、その場合でも送信後に電話を入れるなどし、しっかりと確認してもらうこと。

 ここまでがビジネスメールのマナーや常識であると思っておかなければいけません。

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